15 min.
indien de situatie erom vraagtGespreksvoering
Hoe vaak verloopt een gesprek net even anders als je had verwacht? Ten gunste of ten ongunste? Weet je dan precies waaraan het ligt? Wat doe je zelf? Wat is de bijdrage van de ander in het gesprek? Soms moet je vragen stellen, een andere keer confronterend zijn en op een volgend moment zeg je juist helemaal niets maar luister je slechts.
Er bestaan verschillende soorten gesprekstechnieken en modellen.
Zoals een beoordelingsgesprek, correctiegesprek, coaching gesprek, feedbackgesprek, onderhandelingsgesprek en een sollicitatiegesprek.
Het doel waarom je een gesprek met iemand aangaat verschilt, maar om een gesprek goed te laten verlopen, zijn er een aantal punten waar je rekening mee kunt houden.
Denk bijvoorbeeld aan de ruimte waarin het gesprek plaats vindt. De ruimte bepaalt mede de sfeer van het gesprek. Een bureauopstelling zorgt voor distantie. Naast elkaar aan een tafel zitten, is handig bij een werkgesprek waarbij papieren nodig zijn. Naast elkaar zitten betekent ook ‘coöperatie’. Een zitje is geschikt voor een gesprek met een persoonlijk karakter.
Non-verbale technieken zijn belangrijke vormen van aandacht. Denk aan het effect van lichaamsrichting, de hoofdknik, het oogcontact en het glimlachen. De hoofdknik is een beloner in het gesprek. Belangrijk is de timing ervan, namelijk bij het afsluiten van de zin. Een open begin-vraag is: ‘wat vindt u van….’ in plaats van ‘wat denkt u van…’
Korte beloningen, zoals “aha”, “juist”, “jaja” en “precies” schijnen 30% van de output van de gesprekspartner te verhogen. Belangrijk is de frequentie en de timing.
Een gesprek dat op een te abstract niveau blijft hangen of veel algemeenheden vraagt om een verduidelijkende vraag. Soms schromen mensen zich om door te vragen. Ze denken dat het lijkt alsof ze dom zijn of ze zijn bang privacy-gevoelige informatie te raken. Het doorvragen beslaat korte zinnetjes zoals: kunt u een voorbeeld geven? Hoe bedoelt u? Sorry, dat begrijp ik niet, kunt u mij dat uitleggen?
Samenvatten in een gesprek heeft diverse functies. Het werkt structurerend, toetsend, het is als stuurmiddel in te zetten, of als beloning (het is immers fijn om begrepen te worden!) en samenvatten is relatie bevorderend. Een goede samenvatting is kort, specifiek en is uitnodigend. Veel mensen kunnen niet tegen stilte. Ze gaan maar door om stiltes te voorkomen. Stiltes van enkele seconden lijken soms minuten te duren. Stiltes zijn vaak functioneel. Ze zijn een opmaat voor een nieuwe wending in het gesprek.