30 min.
per 6 maandenTakenlijst
Wat is een takenlijst?
Een takenlijst is een hulpmiddel om een structuur in de dagelijkse taken aan te brengen.
Om een takenlijst vorm te geven is het belangrijk om de dagelijkse repeterende taken per functie in kaart te brengen. Wat moet er gedaan worden? Door wie moet dat gedaan worden? Wanneer moet een taak uitgevoerd worden? Op welk tijdstip moet de taak af zijn?
Wat is de meerwaarde?
Vanuit het oogpunt van de medewerker:
- Het geeft mij structuur
- Het zorgt ervoor dat ik zelfstandig kan werken
- Het geeft mij overzicht
- Ik kan zien wat er van mij verwacht wordt
- Ik weet precies wat ik moet doen
- Het bevordert een goede samenwerking
Vanuit het oogpunt van de werkgever:
- Kans op het maken van fouten wordt kleiner
- Geeft leidinggevende de mogelijkheid om te controleren en vervolgens te prijzen
- Het zorgt tevens voor structuur
- Je kunt per taak aangeven hoe laat deze klaar moet zijn, dus het bevordert productiviteit
Wat zijn de tips?
- Gooi lijsten pas na een paar dagen weg. Je kunt altijd achteraf zien waar iets mis is gegaan
- Zorg dat de naam van een medewerker is vermeld. Zo weet je wie welke taak heeft gedaan
- Zorg ervoor dat de takenlijst maximaal 1 A4 bedraagt
- Beschrijf de handeling duidelijk. Bijvoorbeeld “klaarzetten” of “controleren”
- Maak de lijsten persoonlijk door bijvoorbeeld je eigen logo erop te zetten
- Laat bij standaardlijsten altijd een paar regels wit zodat er met pen nog eventueel extra taken “last minute” toegevoegd kunnen worden
- Het is nuttig om een tijd toe te voegen tot wanneer welke taak klaar moet zijn
- Geef het inzetten van een takenlijst niet te snel op. Probeer het inzetten van een takenlijst minimaal een maand uit.